Mniej więcej już rok zamiast podawać sobie rękę przybijamy wirtualną piątkę, zamiast siedzieć w klimatyzowanej salce konferencyjnej i rozmawiać z koleżanką obok uczestniczymy w spotkaniach w zaciszu domowym. Czy taka forma prezentacji jest inna niż ta „na żywo”?

Wiele elementów pozostaje wspólnych- dalej prezentujemy jakiś temat, często korzystamy z prezentacji multimedialnej, mamy publiczność. Jednak specyfika wystąpień online jest zgoła inna- widzimy małe obrazki zamiast ludzi, wypowiadamy się przestrzeni domowej, nie słyszymy żadnych odgłosów, bo uczestnicy są wyciszeni i przeważnie widać nas tylko od pasa w górę.

Pracując z domu możemy mieć nieodpartą chęć zasiadania do komputera w piżamie. Może sobie dzięki temu przypominamy te leniwe soboty, które jako dzieci spędzaliśmy w piżamach z kubkiem kakao w ręce. Lepszym pomysłem jest przebranie się nie tylko ze względu na widok w kamerze, ale również dla komfortu psychicznego i odcięcia się od strefy domowej oraz snu. W pewien sposób rytualnie przechodzimy do pracy, co jest trudne w przypadku home office.

Z badań przeprowadzonych prze HBR wynika, że smart casual będzie dobry zarówno na bardziej oficjalne spotkanie, jak i na rozmowę kwalifikacyjną. Neutralne kolory sprawią, że będziemy odbierani jako bardziej autentyczni. Jeśli zależy nam na budowaniu pozycji eksperta powinniśmy ubierać się formalnie, ale jeśli ważniejsza jest dla nas autentyczność, postrzeganie jako bycie godnym zaufania i innowacyjność to lepszym rozwiązaniem będzie smart casual. Nasi słuchacze mogą nas odbierać jako innowacyjnych w takiej samej mierze kiedy założymy jasne kolory, neturalne lub wzory. Najmniej pożądanym ubiorem jest domowy, zwyczajny ubiór (Zandan i Lynhc, 2020). I co ważne, niech nas nie zgubią domowe pielesze, ubierajmy spodnie na wypadek gdybyśmy musieli wstać od komputera w trakcie rozmowy;)

To dla wielu osób to kontrowersyjny temat- włączać kamerę czy nie? Czy można wymagać od drugiej osoby, żeby się pokazała? Czy wyłączanie kamery w trakcie rozmowy jest kulturalne? Bycie widocznym przez kilka godzin dziennie może być męczące, ponieważ musimy sami zadbać o przestrzeń, którą normalnie jest po prostu biuro lub sala konferencyjna. Zwłaszcza, jeśli w naszym miejscu pracy są inni domownicy i nie mamy zamkniętej, dedykowanej przestrzeni. Poza tym podczas szkolenia czy spotkania w kilka osób nie jesteśmy obserwowani i sami nie obserwujemy kilku osób na raz. Przeważnie wzrok kierujemy na mówcę i od czasu do czasu spoglądamy na innych. Jednak sytuacja wymusza na nas głównie pracę zdalną i bardzo ograniczony kontakt z drugim człowiekiem. Wirtualne spotkania są więc marną, bo marną, ale jednak namiastką prawdziwego spotkania. Z tego powodu warto ustalić zasady. Niektóre spotkania nie muszą się odbywać przy włączonych kamerach i jednocześnie dać nam chwilę wytchnienia. Jednak jeśli większość ma włączone kamery, a Ty nie możesz być negatywnie odebrany i jako ten, który korzysta ze specjalnych przywilejów.

Jak ustawić kamerę, żeby wyglądać korzystnie?

Mówca może również wpływać na publiczność poprzez stosowanie perspektywy np. żabiej (od dołu), na wysokości oczu i wysokiej (od góry). Prezenter, który patrzy „z  góry” może kojarzyć się z rodzicem, powiększać swój obraz i tym samym dodawać sobie powagi i autorytetu. Z kolei perspektywa od góry, która ustawia kamerę wyżej, niż głowa mówcy może lepiej oddać efekt amfiteatru, gdzie aktor stoi na scenie, a publiczność otacza go z góry. Najbardziej naturalną w sytuacji video konferencji jest perspektywa na wysokości oczu, ponieważ pozwala na bardziej realne odtworzenie sytuacji rozmowy twarzą w twarz.

Dobrą praktyką jest ułożenie kamera na podwyższeniu. Możemy do tego skorzystać z pudełek, grubych książek lub po prostu specjalnego stojaka. Dzięki temu nasza twarz będzie wyglądać korzystnie i nasi rozmówcy nie zobaczą potrójnego podbródka. Poza tym to doskonała możliwość, żeby pokażmy trochę mowy ciała, kiedy w kadrze widoczne są również ręce.

Jaka jest jedna z ważniejszych zasad dotyczących zdjęć i nagrań? Dobre światło! Możesz nie mieć możliwości ustawienia swojego biurka w dobrze oświetlonym miejscu, być może walczysz o jakiekolwiek miejsce do pracy 😉 Na tę bolączkę jest rozwiązanie. Możesz się zaopatrzyć w tzw. ring LED, który kosztuje kilkanaście złotych. Klips, który z łatwością przypniecie do ekranu telefonu lub komputera da Wam wystarczające oświetlenie w trakcie rozmowy. Na rynku dostępne są lampy różnej wielkości, a także z możliwością regulacji poziomu intensywności oświetlenia. Mój ładuje się za pomocą kabla USB, więc nie trzeba produkować śmieci w postaci baterii.

Wszystkie przeszkadzacze należy wyeliminować, ponieważ zakłócają nasz komunikat, a w dłuższej perspektywie mogą doprowadzić do szału naszych rozmówców. Co może powodować trzaski, szumy i hałas w tle? Jeśli nie macie możliwości pracować w totalnej ciszy w mieszkaniu zainwestujcie w dobre słuchawki w mikrofonem lub nawet specjalne słuchawki, które posiadają funkcję „noise cancelling”. Kolejnym elementem, który może powodować hałas jest biżuteria- stukają kolczyki czy bransoletki. Poza tym, jeśli mieszkamy przy ruchliwej ulicy warto zamknąć okno. Prowadzenie rozmów z komunikacji miejskiej czy spacerów, kiedy mamy założone maseczki nie jest dobrym pomysłem. Podczas korzystania z czułych mikrofonów uciążliwe mogą być również dźwięki namysłu typu yyyy, mmm itd.

Dobrze przygotowana prezentacja przyciągnie uwagę publiczności, nie tylko na żywo. Wiele osób jednak zapomina o tym, że w tym wypadku podczas szkolenia czy spotkania uczestnicy nie widzą dużego ekranu projektora multimedialnego, tylko ekran laptopa, który jest o wiele mniejszy. Przez to część danych, które w normalnej sytuacji byłyby świetną bazą do prezentacji może nie zadziałać. Mniej znaczy więcej w tym wypadku wydaje się sensowną zasadą.

Kto ukradkiem nie przeglądał internetu w trakcie video konferencji ręka w górę! Pewnie tej ręki (oczywiście wirtualnie;)) nie podnosisz. Wysiedzenie przed komputerem przed 8h w samotności jest trudne, w tym się na pewno zgadzamy. Żeby osłodzić trochę słuchaczom długie godziny siedzenia przed komputerem użyj gier, zabaw i energizerów w trakcie spotkania.

Zasada „3”: zainstaluj wcześniej, załóż konto i przetestuj.

Najprawdopodobniej będziesz uczestniczyć w spotkaniu za pomocą jednego z tych komunikatorów. Jeśli otrzymamy link z zaproszeniem nie musimy często nawet tworzyć specjalnie konta.
-Zoom (bezpłatna wersja na spotkania trwające tylko do 40 minut)
-Microsoft Teams (płatna platforma)
-Google Meet (bezpłatna opcja)
-Skype (bezpłatna opcja)

Wkrótce rozpocznę badanie dotyczące tego jak tło podczas video konferencji wpływa na odbiór prezentującego online. Będziecie mogli w nim uczestniczyć, ale o tym niedługo 🙂

Wymienione wyżej aspekty, o które należy zatroszczyć się przed video callem są podstawą. Jeśli zadbałeś i zadbałaś o nie, czas na test. Może się wydawać, że to strata czasu. Jednak sprawdzenie czy widać nas z odległości, czy nasz sprzęt współpracuje ze sobą i czy dobrze nas słychać jest kluczowe. Nic tak nie potrafi zepsuć prezentacji i zestresować mówcę jak problemy techniczne. Warto mieć zawsze dodatkowy zestaw słuchawek czy zainstalowany komunikator na telefonie, żeby w razie potrzeby móc się szybko na niego przełączyć.

I na deser na koniec fantastyczny skecz, który oddaje życie osoby pracującej zdalnie 🙂

Literatura:

Zandan, N. i Lynvh, H. (2020) Dress for the (Remote) Job You Want. Harvard Business Review.